Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVVO
A. Hauptblatt
1. Angaben zum Verantwortlichen
Name
SG Motor Arnstadt e.V.
Straße
Kleiner Bierweg 6
PLZ, Ort
99310 Arnstadt
Telefonnummer
03628 / 79987
E-Mail-Adresse
Internet-Adresse
2. Angaben zum Vertreter des Verantwortlichen
Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB:
1. Vorsitzende: Herr Dr. Konrad Schreier
2. Vorsitzende: Frau Petra Eckold
Jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.
3. Angaben zum Datenschutzbeauftragten
Name
Tilo Werner, SG Motor Arnstadt e.V., Datenschutzbeauftragter
Straße
Kleiner Bierweg 6
PLZ, Ort
99310 Arnstadt
Telefonnummer
03628 / 79987
E-Mail-Adresse
4. Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Thüringen, Dr. Lutz Hasse, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, [email protected]
5. Meldung des/r Datenschutzbeauftragten
Meldung des/r Datenschutzbeauftragten ist erfolgt: ( ) Ja, am XX.XX.XXXX ( x ) Nein
6. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
B. Einzelblatt – Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung
Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: --.--.----
1. Verantwortlicher Fachbereich
Vorstand
2. Betroffene Personenkategorie
Mitglieder
3. Kategorien der personenbezogenen Daten
Vorname, Nachname
Geschlecht
Geburtsdatum
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Bankverbindung
Datum des Vereinsbeitritts
Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit
Funktionen im Verein
Lizenzerwerb/Spielerpass
Sportliche Einsätze
Bilderveröffentlichungen
4. Zwecke der Verarbeitung
Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit
Beitragseinzug
Lizenzerteilung durch den Landesfachverband
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zu 3.1 bis 3.4, 3.8 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
Zu 3.5 bis 3.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO
3.13: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz
6. Kategorien von Empfängern
6.1. Interne Empfänger
Geschäftsstelle: 3.1 bis 3.13
Vorstand: 3.1 bis 3.13
Schatzmeister: 3.1 bis 3.13
Abteilungsleiter: 3.1 bis 3.6, 3.8 bis 3.13
Trainer: 3.1 bis 3.6, 3.8 bis 3.12
6.2. Externe Empfänger
Landesfachverband: 3.1 bis 3.4, 3.8, 3.12
Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1, 3.7
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.4 bis 3.7, 3.11
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.1 bis 3.3, 3.8 bis 3.9
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:
3.1, 3.9, 3.10, 3.12, 3.13
Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO
Datenschutzordnung der SG Motor Arnstadt e.V.
Art der eingesetzten Datenverarbeitung: Privat-PC, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm „Netxp Verein“
Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Schatzmeister (5-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), Vergabe durch Geschäftsführer, Kopie des Passwortes an 1. Vorsitzende
Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden, Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen
Arnstadt, den 01.05.2018
gez. der Vorstand gemäß § 26 BGB
C. Einzelblatt – Verwaltung der Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen
Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen
Datum der Einführung: 25.05.2018
Datum der letzten Änderung: --.--.----
1. Verantwortlicher Fachbereich
Vorstand
2. Betroffene Personenkategorie
Übungsleiter
3. Kategorien der personenbezogenen Daten
Vorname, Nachname
Geschlecht
Geburtsdatum
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Bankverbindung
Beginn der Tätigkeit
Erklärung Ehrenkodex
Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis
Einsatzzeiten und Zahlungen
Lizenzen inkl. Lizenznummer
Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages
4. Zwecke der Verarbeitung
Verwaltung der eingesetzten Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen einschließlich der Abrechnung
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zu 3.1 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO
6. Kategorien von Empfängern
6.1. Interne Empfänger
Geschäftsstelle: 3.1 bis 3.13
Vorstand: 3.1 bis 3.13
Schatzmeister: 3.1 bis 3.13
6.2. Externe Empfänger
Landessportbund: 3.1 bis 3.4, 3.9, 3.12
Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1, 3.7
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:
3.5 bis 3.7, 3.9, 3.10
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit:
3.1 bis 3.4, 3.8, 3.11 bis 3.13
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Siehe Einzelblatt B.
Arnstadt, den 01.05.2018
gez. der Vorstand gemäß § 26 BGB